はじめに前回、「システム開発者必見!!タスク管理を行う上で絶対に決めておきたいルール #1」でタスク管理について大まかにお話しさせていただきましたが、今回は細かいルールについて解説をしていきたいと思います。前回の記事%3Cdiv%20class%3D%22iframely-embed%22%3E%3Cdiv%20class%3D%22iframely-responsive%22%20style%3D%22height%3A%20140px%3B%20padding-bottom%3A%200%3B%22%3E%3Ca%20href%3D%22https%3A%2F%2Ffront-end-lab.mht-code.com%2Fknowledge%2FSZHyEDZN%22%20data-iframely-url%3D%22%2F%2Fiframely.net%2F7p8KAgS%3Fcard%3Dsmall%22%3E%3C%2Fa%3E%3C%2Fdiv%3E%3C%2Fdiv%3E%3Cscript%20async%20src%3D%22%2F%2Fiframely.net%2Fembed.js%22%3E%3C%2Fscript%3E誰がいつまでに何をやるか明確にする前回決めておく必要がある項目として以下3つをお伝えしました。・誰がタスクを登録するか？・タスクにはどのような情報を書いておくか？・どうなったらタスクの状態は移動するか？では実際タスクの内容はどのように書いていけばいいのでしょうか？タスクを依頼する際は作業内容だけを記述するのではなく、目的・期待する効果を合わせて記載しましょう。良い例## 件名営業リストへの連絡## 概要今月の目標数値が100件で現在10件と目標達成できないので、残りの1週間を使用してリストの100件に営業を行なってください。## 完了条件営業リストの更新を行い、営業担当へ結果を報告する## 見積もり2h## 期日xx/xx悪い例件名：営業リストへの連絡詳細：今月中にできるだけ多くの企業に営業をしてください。また。タスクの洗い出し、管理、ルールの設定ができてきたら今やるべきことを明確にしていきましょう。その際マイルストーンを使って全体像を可視化するのがおすすめです。マイルストーンの期間はプロジェクトによって異なりますが、⻑すぎると管理が難しくなるので、2週間〜2ヶ月程度が管理しやすくなりおすすめです。情報は1つの場所に集約させるタスクの種類によっては黙々と作業するものだけでなく、誰かと打ち合わせを開いて意思決定が必要になるものもあります。その際会話のログはslackで、実装に関する情報はスプレッドシートでなど情報にバラつきがあると他者が拾い上げることができにくい状態を作り出してしまいます。全てをタスク管理ツールに残す必要はありませんが「決まったこと」「重要な情報」の2点はタスクの詳細に書き足しましょう。集約すべき情報打ち合わせ、チャット、メール、口頭での決定したこと当初の予定より変更がかかった内容完成イメージや参考となるURL定期的にタスクの棚卸しをするいくら序盤でルールをきっちり設定したとしても、複数人で作業する場合「このやり方のほうが進めやすい」が出てくるはずです。その際はタスクを生成している管理者に機動修正をしてもらうのがいいですが、チームで作業しているのであれば定期的にタスクの整理を実施するもの効果的です。流れとしては作業者は日々タスクを朝会や夕会などで棚卸しを行い、週次の打ち合わせで全体的な棚卸しをするのが良いです。いきなり全体を集めて棚卸しを行おうとすると予想以上に確認の時間がかかってしまうので、ある程度個人や小規模のチームで整理されたタスク一覧を元に抜け漏れがあるものを検知・更新することで、タスク管理を健全な状態に保ちます。緊急性が高いものや、タスク作成時と目的や方向性に変更があるものがあればエスカレーションしやすくなります。まとめ実際にやってみてわかったことや想定と違ったことがあり、計画や予定は必ず崩れるものです。その際に基盤となるルールが固まっていれば変更に柔軟に対応することができます。また、前記事でも行った通りあくまでもタスク管理はツールなので、導入することでどのようなプロジェクトでも通用するものではないため、参加している人が使いやすいルールが大切になってきます。そのため、実際に動くエンジニアやデザイナーなどの意見が拾いやすいようにルールと合わせて仕組みづくりも検討してみてください。